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让项目经理抓狂的展会数据管理五大痛点!

发布日期:2015-03-25

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 展会专业观众数量,是衡量展览会品质和价值的首要指标。但怎样管好这成千上万的用户数据?是项目经理最头疼的工作之一。盘点下来,展会数据管理至少有五大痛点!

  痛点一:如何快速、准确录入大量名片?

  一届展览会要收集数以万计的名片,主办方一般有以下几种方式来处理:一、公司员工或雇兼职对着Excel人工录入;二、外包给登记公司或录入公司录入;三、购买传统的名片通等工具来扫描识别。这三种方式从效率、准确率和安全性上表现如下:

  如何能在名片录入的效率、准确率和安全性上达到“三高”?是会展公司项目经理们百思不得其解的难题。苦瓜CRM系统的苦瓜名片王正是为了解决这个难题而诞生,其采用最新的智能云识别技术,真正实现了项目经理期望的“三高”效果!

  痛点二:大量重复的数据如何处理?

  在展会现场经常会有多人拿同一张名片办证的情况,导致客户数据重复;同时,往届观众拿着名片再次参观时,也会跟数据库已有数据重复。如果不对重复数据进行处理,进行数据分析时就不准确;在邮件、短信群发,尤其是邮寄展会资料、胸卡时,会造成大量浪费,也会影响观众体验。

  因此,对CRM系统数据“去重”就显得格外重要。传统通过Excel表排序和搜索的方法进行人工查重,在遇到数据量大时简直就是灾难,更重要的是解决不了合并更新的问题。苦瓜CRM系统在数据导入时,可对公司和联系人进行规范、查重及合并,最大限度提升数据有效性。

  痛点三:名片信息缺失部分信息怎么办?

  名片上的信息一般由姓名、公司以及联系方式五项(电话、手机、邮箱、传真、地址)等构成,大多会缺乏区域、省份、城市等信息,这使得主办在对数据进行地域归类和分析时,非常不方便。

  比如有一些经销商只做本地生意,所以名片上印的电话甚至没有区号,这给主办进行电话邀请时增加了麻烦,苦瓜CRM系统的“自动补齐”功能可解决此痛点。自动从地址中提取区域信息、区号、邮编进行补齐,以最大限度提高数据完整性,从而保证了电话外呼和数据分析。

  痛点四:如何摆脱手写快递单?

  据统计,一个中等规模的展览会可能有数万名观众、数千家展商,展前可能需要给参展商邮递几千份展位确认书和展商证,给十几万甚至几十万观众邮寄邀请函和参观证。IT能力强一点的主办,用微软Office的邮件套打功能,可几十份自动打印,但如果稍微多打一点,就容易死机、断档;而传统的主办,则需要人工逐条手写,其痛苦程度难以想象。

  基于主办方处理快递单的实际需要,苦瓜CRM系统设计了一种独特的字段类型—“文档模板”。项目经理只需设置好各种文档模板,如快递单、合同、展位确认书、付款通知书等,业务员在使用时,可一键生成单份文档或批量文档,快捷高效。苦瓜CRM软件的“文档模版”内容,与微软Office的“邮件套打”功能相比,更加“工业级”更加稳定;而与其他品牌的CRM软件相比,苦瓜CRM系统支持用户自定义模板,用在各种场景下,也更方便灵活。

  痛点五:怎样才能做好数据归类?

  主办方将现场收集的名片,以及从其他相关渠道获得的潜在观众数据进行归类,是数据管理的一项基础工作。通常,主办根据数据的公司名称,进行“人肉归类”。这种归类方式依赖人的经验,需要人工逐条查看,并逐条录入类别,效率之低不难想象。苦瓜CRM系统独创的“视图”功能,能够对数据进行实时智能归类,可帮助数据管理员摆脱“人肉归类”的烦恼。

  刚于3月10日顺利闭幕的深圳国际家纺家居展,对于上述痛点都曾有过切身体会。深圳家纺展自2012年起与苦瓜软件合作,在名片智能扫描识别、数据规范化和查重合并、缺失信息智能补齐、数据智能动态归类以及合同和快递批量套打等五大痛点进行信息化改造。通过苦瓜CRM管理软件的信息化升级,深圳家纺展大大简化了过往繁琐的工作操作流程,提高了数据管理效率,过去让项目经理抓狂的痛点,更有可能成为展会实力提升的新致胜点。
 
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